Chính sách quyền riêng tư

Staffy thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu của bạn như thế nào.

Tiếng Việt

Cập nhật lần cuối: 31/10/2026

Chính sách này áp dụng cho ứng dụng Staffy trên iOS và Android, cổng doanh nghiệp tại app.staffy.tech và các tên miền con của staffy.tech và các trợ lý AI trong Staffy (“Staff”, gồm Staff Calendar và Staff Marketing). Staffy do nhà phát triển có tên hiển thị trên trang Staffy tại App Store và Google Play phát triển, vận hành và chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu (sau đây gọi là “Staffy” hoặc “chúng tôi”). Liên hệ về quyền riêng tư: [email protected].

Tóm tắt

Chúng tôi dùng dữ liệu để cung cấp Staff và cải thiện độ ổn định của ứng dụng. Không bán dữ liệu hoặc hiển thị quảng cáo. Ứng dụng dùng Firebase Analytics để phân tích việc sử dụng và Firebase Crashlytics để chẩn đoán lỗi.
Tin nhắn bạn gửi cho Staff được xử lý bởi AI của bên thứ ba (OpenAI, qua Vercel AI Gateway) để tạo câu trả lời. Lịch sử chat chỉ lưu trên thiết bị của bạn.
Staffy chỉ tạo, sửa hay xoá sự kiện Google Calendar hoặc đăng bài Facebook sau khi bạn xác nhận.
Bạn có thể xoá tài khoản ngay trong ứng dụng hoặc qua trang yêu cầu xoá tài khoản.

1. Dữ liệu chúng tôi thu thập và cách thu thập

Bạn cung cấp khi dùng Staffy

Tài khoản: email, tên hiển thị, cách đăng nhập (Google, Apple hoặc email và mật khẩu). Mật khẩu chỉ được lưu dưới dạng đã băm bởi dịch vụ xác thực. Nếu bạn chọn “Ẩn email” của Apple, chúng tôi chỉ nhận email chuyển tiếp.
Nội dung gửi cho Staff: tin nhắn chat, chữ nhận dạng từ giọng nói, yêu cầu viết bài, ảnh bạn chọn đính kèm bài viết, ghi chú cuộc họp, đánh dấu đã họp / chưa họp, cài đặt nhắc lịch.
Không gian: không gian cá nhân hoặc doanh nghiệp bạn thuộc về, vai trò của bạn, Staff được cấp và cấu hình Staff.

Từ dịch vụ bạn kết nối (chỉ khi bạn chủ động kết nối)

Google Calendar: danh sách lịch, sự kiện (tiêu đề, thời gian, mô tả, địa điểm, người tham dự, link họp) và giờ bận / rảnh; mã truy cập Google (được mã hoá).
Facebook Page: mã truy cập Page (được mã hoá) và kết quả đăng bài.
App Store / Google Play: thông tin thuê bao (mã giao dịch, gói, ngày hết hạn, hoàn tiền). Chúng tôi không nhận thông tin thẻ hay tài khoản thanh toán.

Tự động khi bạn dùng ứng dụng

Mã thông báo đẩy của thiết bị, khi bạn cho phép thông báo nhắc lịch.
Số liệu sử dụng: số lượt Staff trả lời, số token AI, thời gian xử lý, lỗi; nhật ký kết quả thao tác lịch (thành công hay lỗi, mã sự kiện). Không kèm nội dung tin nhắn.
Firebase Analytics và Crashlytics: lượt mở app, phiên sử dụng, tên màn hình, tương tác và thông tin phiên bản app, thiết bị, hệ điều hành; mã định danh cài đặt/thiết bị, thông tin khu vực gần đúng do SDK suy ra và báo cáo sự cố (stack trace, trạng thái ứng dụng khi lỗi). SDK có thể thu thập mã định danh quảng cáo theo cấu hình và quyền hệ điều hành. Staffy không chủ động gửi nội dung chat, tài liệu, email hoặc dữ liệu lịch dưới dạng sự kiện phân tích.
Nhật ký máy chủ: địa chỉ IP và thời điểm truy cập, do nhà cung cấp hạ tầng ghi để vận hành và bảo mật.

Micro và nhận dạng giọng nói chỉ dùng khi bạn bấm nút micro, thông qua tính năng nhận dạng của hệ điều hành (Apple hoặc Google); Staffy không nhận bản ghi âm. Ảnh chỉ được truy cập khi bạn chọn ảnh. Staffy không truy cập vị trí GPS, danh bạ hay dữ liệu sức khoẻ. SDK phân tích có thể suy ra khu vực gần đúng từ kết nối mạng.

2. Mục đích sử dụng

Cung cấp tính năng bạn yêu cầu: trả lời tin nhắn, xem lịch, đề xuất và đặt lịch theo xác nhận của bạn, nhắc lịch, báo cáo cuộc họp, soạn và đăng bài.
Kích hoạt, gia hạn hoặc gỡ Staff theo thuê bao của bạn.
Hiển thị báo cáo cho bạn và người quản trị không gian doanh nghiệp bạn thuộc về.
Hỗ trợ khi bạn liên hệ, bảo mật tài khoản, chống lạm dụng, khắc phục lỗi và đo lường việc sử dụng để cải thiện ứng dụng.

Cơ sở xử lý: sự đồng ý của bạn (kết nối dịch vụ, thông báo, gửi nội dung cho AI) và việc thực hiện dịch vụ bạn đăng ký. Chúng tôi không dùng dữ liệu cho mục đích nào khác ngoài các mục trên.

3. Xử lý bằng AI của bên thứ ba

Để Staff trả lời và soạn bài, nội dung liên quan được gửi tới nhà cung cấp mô hình doanh nghiệp chọn (ví dụ OpenAI hoặc Anthropic) thông qua Vercel AI Gateway: tin nhắn bạn vừa gửi, một số tin gần nhất trong cuộc trò chuyện, thông tin lịch cần cho câu trả lời (ví dụ tiêu đề và giờ sự kiện), yêu cầu viết bài, tên và lĩnh vực của không gian, hướng dẫn bạn đặt cho Staff, tài liệu do doanh nghiệp cấp cho Staff và múi giờ. Dữ liệu chỉ được gửi khi bạn dùng Staff, chỉ để tạo câu trả lời cho bạn. Theo điều khoản API của OpenAI, dữ liệu gửi qua API không được dùng để huấn luyện mô hình; Staffy cũng không dùng nội dung của bạn để huấn luyện AI. Nếu không muốn nội dung được xử lý bằng AI, bạn có thể ngừng dùng Staff và xoá tài khoản bất kỳ lúc nào.

4. Dữ liệu người dùng Google

Việc Staffy sử dụng và chuyển giao thông tin nhận được từ Google API tuân thủ Google API Services User Data Policy, bao gồm các yêu cầu Limited Use. Dữ liệu Google Calendar chỉ dùng để cung cấp tính năng lịch cho chính bạn; không dùng cho quảng cáo, không bán, không để con người đọc trừ khi bạn đồng ý, cần cho bảo mật hoặc pháp luật yêu cầu, và chỉ được gửi cho các bên xử lý ở mục 5 để thực hiện yêu cầu của bạn. Bạn có thể ngắt kết nối trong tài khoản Google (Bảo mật › Kết nối với ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba).

5. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi chỉ chia sẻ với các bên xử lý giúp vận hành Staffy, ở mức cần thiết:

Supabase: xác thực đăng nhập, cơ sở dữ liệu.
Vercel: máy chủ, lưu ảnh bài viết, cổng AI (AI Gateway).
OpenAI, Anthropic hoặc nhà cung cấp mô hình được cấu hình: xử lý AI qua Gateway (mục 3).
Google / Firebase: Firebase Analytics và Crashlytics, đăng nhập, Google Calendar, thanh toán Google Play, nhận dạng giọng nói trên Android.
Apple: đăng nhập, thanh toán App Store, thông báo đẩy (APNs), nhận dạng giọng nói trên iOS.
Expo: chuyển thông báo đẩy tới thiết bị.
Meta (Facebook): đăng bài lên Page bạn kết nối, chỉ khi bạn duyệt.
Cloudflare: lưu tài liệu doanh nghiệp và phân phối bản cập nhật ứng dụng.

Các bên này chỉ được dùng dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho Staffy, theo hợp đồng và chính sách bảo mật của họ, với mức bảo vệ tương đương chính sách này. Trong không gian doanh nghiệp, người quản trị xem được Staff, báo cáo và bài viết của không gian đó. Chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước khi pháp luật yêu cầu. Chúng tôi không bán hay cho thuê dữ liệu cá nhân.

6. Nơi lưu trữ

Dữ liệu được lưu và xử lý trên máy chủ của các nhà cung cấp ở mục 5, có thể đặt ngoài Việt Nam (ví dụ Singapore, Hoa Kỳ). Việc chuyển dữ liệu này được bảo vệ bằng các biện pháp ở mục 8.

7. Thời gian lưu trữ và xoá dữ liệu

Dữ liệu tài khoản, kết nối, ghi chú cuộc họp, bài viết và thông tin thuê bao được giữ đến khi bạn xoá chúng hoặc xoá tài khoản.
Lịch sử chat chỉ nằm trên thiết bị: bị xoá khi bạn xoá tài khoản hoặc gỡ ứng dụng. Máy chủ không lưu nội dung chat của ứng dụng.
Dữ liệu Analytics và Crashlytics được lưu theo cấu hình và chính sách của Google/Firebase. Bạn có thể liên hệ Staffy để yêu cầu xử lý dữ liệu liên quan đến thiết bị hoặc tài khoản của mình.
Nhắc lịch đã gửi được xoá sau 2 ngày.
Xoá tài khoản: trong ứng dụng, mở Menu › Xoá tài khoản; hoặc theo hướng dẫn tại trang yêu cầu xoá tài khoản. Tài khoản bị khoá ngay và kết nối Google Calendar bị ngắt; sau 30 ngày, dữ liệu của bạn được xoá hẳn. Số liệu sử dụng được giữ ở dạng ẩn danh (không còn gắn với bạn).
Dữ liệu của không gian doanh nghiệp (Staff, bài viết, báo cáo) do doanh nghiệp quản lý và được giữ khi một thành viên rời đi.
Xoá tài khoản không tự huỷ thuê bao: hãy huỷ trong phần quản lý thuê bao của App Store hoặc Google Play.

8. Bảo mật

Mọi kết nối dùng HTTPS (TLS). Mã truy cập Google và Facebook được mã hoá trước khi lưu. Quyền đọc / ghi dữ liệu được kiểm tra theo tài khoản và vai trò; chỉ hệ thống của Staffy và các bên xử lý cần thiết truy cập được dữ liệu. Nếu có sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo theo quy định pháp luật.

9. Quyền và lựa chọn của bạn

Xem, sửa, nhận bản sao hoặc xoá dữ liệu của bạn; yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý.
Rút lại đồng ý bất kỳ lúc nào: ngắt Google Calendar hoặc Facebook Page, tắt thông báo hay quyền micro / ảnh trong cài đặt thiết bị, hoặc xoá tài khoản.
Gửi yêu cầu tới [email protected]. Chúng tôi phản hồi trong thời hạn pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định.

10. Trẻ em

Staffy không dành cho người dưới 16 tuổi và không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu phát hiện, chúng tôi sẽ xoá dữ liệu đó.

11. Thay đổi chính sách

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật trang này và ngày cập nhật; thay đổi quan trọng sẽ được thông báo trong ứng dụng.

12. Liên hệ

Nhà phát triển Staffy (tên hiển thị trên App Store và Google Play) · [email protected]

English · Privacy Policy

Last updated: October 31, 2026

This policy applies to the Staffy app on iOS and Android, the business portal at app.staffy.tech and its staffy.tech subdomains and the AI assistants in Staffy (“Staff”, including Staff Calendar and Staff Marketing). Staffy is developed and operated by the developer named on Staffy’s App Store and Google Play pages, who is the data controller (“Staffy”, “we”). Privacy contact: [email protected].

Summary

We use data to provide Staff and improve app reliability. We do not sell data or show ads. The app uses Firebase Analytics for usage measurement and Firebase Crashlytics for error diagnostics.
Messages you send to Staff are processed by a third-party AI (OpenAI, via Vercel AI Gateway) to generate replies. Chat history is stored only on your device.
Staffy creates, changes or deletes Google Calendar events, or posts to Facebook, only after you confirm.
You can delete your account in the app or through the account deletion page.

1. Data we collect and how

You provide

Account: email, display name and sign-in method (Google, Apple, or email and password). Passwords are stored only as hashes by the authentication service. With Apple “Hide My Email”, we only receive the relay address.
Content you send to Staff: chat messages, text transcribed from your voice, post requests, photos you attach to posts, meeting notes, attended / not attended marks, reminder settings.
Workspaces: your personal or business workspaces, your role, the Staff granted and their settings.

From services you connect (only when you choose to)

Google Calendar: calendar list, events (title, time, description, location, attendees, meeting link) and free / busy times; Google access tokens (encrypted).
Facebook Page: Page access token (encrypted) and publishing results.
App Store / Google Play: subscription details (transaction ID, plan, expiry, refunds). We never receive card or payment account details.

Automatically

Push token of your device, when you allow reminder notifications.
Usage data: number of Staff replies, AI tokens, processing time, errors; results of calendar actions (success or error, event ID). No message content.
Firebase Analytics and Crashlytics: app opens, sessions, screen names, interactions, app/device/OS information, installation or device identifiers, approximate region inferred by the SDK, and crash reports (stack traces and app state). Depending on configuration and operating-system permissions, the SDK may collect advertising identifiers. Staffy does not deliberately send chat content, documents, email addresses or calendar content as analytics events.
Server logs: IP address and access time, recorded by our infrastructure providers for operations and security.

The microphone and speech recognition are used only when you tap the microphone button, through your operating system’s speech recognition (Apple or Google); Staffy does not receive audio recordings. Photos are accessed only when you pick one. Staffy does not access GPS location, contacts or health data. Analytics may infer an approximate region from network information.

2. How we use data

To provide the features you request: replying, reading your calendar, proposing and booking events after your confirmation, reminders, meeting reports, drafting and publishing posts.
To activate, renew or remove Staff based on your subscription.
To show reports to you and to admins of business workspaces you belong to.
For support, account security, abuse prevention, diagnostics and understanding app usage to improve the service.

Legal bases: your consent (connecting services, notifications, sending content to AI) and performing the service you signed up for. We do not use data for any other purpose.

3. Third-party AI processing

To reply and draft posts, relevant content is sent to the model provider selected by the business (for example OpenAI or Anthropic) through Vercel AI Gateway: the message you just sent, a few recent messages of the conversation, calendar details needed for the answer (such as event titles and times), post requests, the workspace name and industry, instructions you set for Staff, documents granted by the business to that Staff, and your time zone. Data is sent only when you use Staff and only to generate your reply. Under OpenAI’s API terms, data sent through the API is not used to train models; Staffy does not use your content to train AI either. If you do not want your content processed by AI, you can stop using Staff and delete your account at any time.

4. Google user data

Staffy’s use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google Calendar data is used only to provide calendar features to you; it is not used for advertising, not sold, not read by humans unless you consent, it is needed for security, or required by law, and is shared only with the processors in section 5 to fulfil your requests. You can disconnect Staffy in your Google Account (Security › Third-party apps & services).

5. Sharing

We share data only with processors that help us run Staffy, as needed:

Supabase: authentication, database.
Vercel: servers, post image storage, AI Gateway.
OpenAI, Anthropic or the configured model provider: AI processing through Gateway (section 3).
Google / Firebase: Firebase Analytics and Crashlytics, sign-in, Google Calendar, Google Play billing, speech recognition on Android.
Apple: sign-in, App Store billing, push notifications (APNs), speech recognition on iOS.
Expo: delivering push notifications.
Meta (Facebook): publishing to the Page you connect, only after you approve.
Cloudflare: business document storage and app update delivery.

These parties may use the data only to provide their services to Staffy, under their contracts and privacy policies, with protection equal to this policy. In business workspaces, workspace admins can see that workspace’s Staff, reports and posts. We disclose data to authorities only when required by law. We do not sell or rent personal data.

6. Where data is stored

Data is stored and processed on servers of the providers in section 5, which may be outside Vietnam (for example Singapore or the United States), protected by the measures in section 8.

7. Retention and deletion

Account data, connections, meeting notes, posts and subscription records are kept until you delete them or your account.
Chat history lives only on your device and is removed when you delete your account or the app. Our servers do not store app chat content.
Analytics and Crashlytics data is retained according to the project settings and Google/Firebase policies. Contact Staffy to request handling of data associated with your device or account.
Sent reminders are deleted after 2 days.
Account deletion: in the app, open Menu › Delete account (Xoá tài khoản), or follow the account deletion page. Your account is locked immediately and Google Calendar is disconnected; your data is permanently deleted after 30 days. Usage statistics are kept only in anonymous form.
Business workspace data (Staff, posts, reports) is managed by that business and kept when a member leaves.
Deleting your account does not cancel subscriptions: cancel them in App Store or Google Play subscription settings.

8. Security

All connections use HTTPS (TLS). Google and Facebook access tokens are encrypted at rest. Access is checked by account and role; only Staffy’s systems and necessary processors can access data. If an incident affects your data, we will notify you as required by law.

9. Your rights and choices

Access, correct, get a copy of, or delete your data; restrict or object to processing.
Withdraw consent at any time: disconnect Google Calendar or your Facebook Page, turn off notifications, microphone or photo access in device settings, or delete your account.
Send requests to [email protected]. We respond within the time required by Vietnamese personal data protection law.

10. Children

Staffy is not intended for anyone under 16 and we do not knowingly collect children’s data. If we learn of it, we delete it.

11. Changes

When this policy changes, we update this page and the date above; significant changes are announced in the app.

12. Contact

The developer of Staffy (as named on App Store and Google Play) · [email protected]